一場成功的商務(wù)會議策劃必然離不開會議名稱、會議議題、會議時間以及會議地點這四大基本的要素，正常的情況下商務(wù)會議流程包括聯(lián)系－商務(wù)會議策劃－方案提供－前期考察－合約－預(yù)付款－預(yù)訂－接待－業(yè)務(wù)會議匯總和結(jié)算，為了讓大家更清楚的認識，下面杭州會議服務(wù)公司帶著大家一塊兒來看看吧！
　　商務(wù)會議策劃的基本要素
　?。?、會議名稱
　　商務(wù)會議策劃名稱可以反映會議的基本信息。一般來說，它可以由以下幾個方面組成：會議主辦機構(gòu)，會議主題，會議類型，會議時間，會議范圍，會議規(guī)賣和參與對象等，會議名稱必須用準確、規(guī)范的語言表述。商務(wù)會議策劃不僅用于會議的“會議通知”，使參加者對會議有一個好的認識和準備，而且用于商務(wù)會議策劃的宣傳和擴大會議的效果。
　　大中型會議的名稱做成橫幅和標語，作為會議的標志，放置在商務(wù)會議策劃場地的前面或后面，稱為“標志”。標識必須以全稱使用，不得隨意省略，以免因含義不當或不合理而引起誤解。
　　２、會議議題
　　商務(wù)會議策劃的主題是會議根據(jù)會議目標確定和討論或解決的問題。這是會議活動的一個基本要素。商務(wù)會議策劃的主題往往必須反映會議的目的和會議的主題。通常有兩種情況產(chǎn)生話題：一種是由領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)需要制定：另一種是秘書是經(jīng)過調(diào)查研究后反饋給領(lǐng)導(dǎo)的反饋，綜合信息，然后由領(lǐng)導(dǎo)批準決定。
　　商務(wù)會議策劃在一些主要的代表會議，首先由大會秘書處的代表提出“建議“，然后提交經(jīng)濟及局審查和批準，能成為商務(wù)會議策劃的議程。會議的主題應(yīng)當有適當?shù)慕Y(jié)構(gòu)，以確保與會者能夠充分討論和表達他們的意見，并確保有效利用時間。
　　會議參會人員以下技巧安排每次會議的主題：一個主要主題和一個或兩個小主題。（二）同時將性質(zhì)相似的議題提交會議討論。（３）妥善準備多項后備議題，以便在會議進展順利及時間充裕的情況下作進一步討論。
　?。?、會議時間
　　需要注意的是商務(wù)會議策劃的會議時間包括會議時間和會期兩方面。選擇正真適合的時間組合和安排合適的會議時間對整個會議的效率有重要影響。因此，會議時間的選擇和會議時間的長短是商務(wù)會議策劃中必須考慮的重要因素。
　?。ǎ保h時間是指會議開始和結(jié)束的時間節(jié)點。一般來說，需要仔細考慮以下幾個方面：１是否適合會議組織者完成所有準備工作。 ２是否方便參加者，特別是會議的核心人物參加。 ３會議期間的自然因素。例如，當?shù)丶竟?jié)性氣候的變化，盡可能的避免在氣候變化的季節(jié)和地區(qū)聚集。
　?。ǎ玻h時間通常是指整個會議所需的時間長度。會議可以短或長，有幾分鐘、幾十分鐘、許多小時、幾天，甚至幾十天。要確定課程的長度，應(yīng)考慮以下因素：１）主題的數(shù)量。（２）議程簡繁。（３）彈性適中。對于較長的療程，應(yīng)適當安排時間間隔。會議組織者應(yīng)盡可能準確地預(yù)測會議所需的時間，在商務(wù)會議策劃中明確規(guī)定，及時通知與會人員，以便與會人員有計劃地安排自己的相關(guān)事宜。
　?。?、會議地點
　　會議地點是指舉行會議的地點，也可以特指舉行會議的地點。為使會議產(chǎn)生預(yù)期效果，應(yīng)全面考慮場地面積、交通條件、服務(wù)水平以及環(huán)境和設(shè)備的適宜性等因素，取決于會議的性質(zhì)和規(guī)模。就重要會議而言，在選擇地點時必須考慮到這些會議的政治影響或經(jīng)濟影響。
　　一般來說，選擇專業(yè)場地會省下不少麻煩，但相應(yīng)地，專業(yè)場地的租金也會較昂貴。商務(wù)會議策劃者應(yīng)執(zhí)行會議次數(shù)，確定租用時間，并結(jié)合自己的會議預(yù)算。選擇適當?shù)臅h地點。
　　商務(wù)會議的基本流程
　　１、 聯(lián)系
　　客戶有意向在會后與我們聯(lián)系，我們會要求對方提供盡可能詳細的一些計劃，以便于策劃和策劃方案。
　?。?、 商務(wù)會議策劃
　　根據(jù)客戶會議的基本要求，策劃會議的基本方案：地點選擇、酒店選擇、日程安排、會議項目、餐飲安排、接送機安排等。每個細節(jié)都必須考慮到顧客的容忍和滿意。
　?。?、 方案提供
　　與客戶溝通基本策劃思路，并形成方案，使客戶在其所在單位進行記錄和審批；
　?。?、 前期考察
　　在前期進行一些基本溝通后，客戶通常會選擇進行規(guī)劃方案的現(xiàn)場調(diào)查，并提供所有的協(xié)助；
　?。?、 合約
　　檢查滿意后，簽訂合同，所有接待內(nèi)容均寫入，詳細內(nèi)容很重要；雖然前面略顯笨重，但很多相關(guān)問題都得到了很好的解決。
　?。?、 預(yù)付款
　　簽訂合同需要一定數(shù)額的預(yù)付款，這樣整個會議過程就會順利進行，因為酒店預(yù)訂需要預(yù)付款，汽車預(yù)訂也需要預(yù)付款；假如沒有預(yù)付款，我們的訂單隨時可能被取消；這是一個不可彌補的麻煩，特別是當會議次數(shù)為大的。
　?。?、 預(yù)訂
　　這是我們一定要認真做的事情之一，合同是與接待單位有關(guān)的預(yù)訂，預(yù)付款必須到位。
　?。?、 接待
　　接待是整個會議的核心部分，包括接線機、會議安排、會議室安排、汽車安排、活動組織等。它應(yīng)該嚴格按照合同來運作，當然，一些突發(fā)事件或者標準的增減也可以每時每刻調(diào)整。
　?。?、業(yè)務(wù)會議匯總和結(jié)算
　　在業(yè)務(wù)會議結(jié)束時，雙方認真總結(jié)會議情況，并核對各類文件，并嚴格按合同履行會計。