杭州會(huì)議公司：會(huì)議組織方案應(yīng)當(dāng)如何撰寫(xiě)？
公司在組織會(huì)議的時(shí)候，是需要提前做好方案的，寫(xiě)好會(huì)議組織方案，也是辦公人員必備的技能之一，那么會(huì)議組織方案如何寫(xiě)？下面杭州會(huì)議公司就為大家整理一個(gè)會(huì)議組織方案模板，希望大家可以參考下。
一、會(huì)前準(zhǔn)備
?。薄⒋_定會(huì)議是否必要
能否通過(guò)其他方式使會(huì)議準(zhǔn)備解決的問(wèn)題更有效地獲得解決
?。?、確定會(huì)議的目的
試圖達(dá)成什么樣的結(jié)果會(huì)議準(zhǔn)備做出什么樣的決定準(zhǔn)備取得什么的行動(dòng)方案
?。?、準(zhǔn)備議事日程
列出與會(huì)議目的有關(guān)的項(xiàng)目。依重要程度進(jìn)行項(xiàng)目排序。把有關(guān)項(xiàng)目歸并為一組。限定每個(gè)項(xiàng)目的商議時(shí)間。
?。础⑹占信c會(huì)議所議項(xiàng)目有關(guān)的信息
如果太長(zhǎng)、太多，將其要點(diǎn)摘錄出來(lái)。
?。?、會(huì)前將會(huì)議議事日程和整理好的文件在與會(huì)人中間傳閱。
?。丁⒏鶕?jù)要討論的問(wèn)題限定與會(huì)人員。
７、在正式開(kāi)會(huì)之際，查看一下是否有新的信息。如果有，需簡(jiǎn)要告訴大家。
二、會(huì)議期間控制
?。?、敘述會(huì)議的目的。
?。病⒑藢?duì)并記錄與會(huì)者。
?。?、根據(jù)議事日程順序提出每個(gè)項(xiàng)目，然后進(jìn)行討論，征求有關(guān)與會(huì)者的意見(jiàn)。
４、給每一個(gè)人表述自己意見(jiàn)的機(jī)會(huì)。
?。?、控制討論過(guò)程。如果發(fā)生與論題無(wú)關(guān)或深入到不必要的細(xì)節(jié)上，應(yīng)及時(shí)引導(dǎo)到議題本身。
６、如果討論變得復(fù)雜，出現(xiàn)各種不同的見(jiàn)解時(shí)，你要根據(jù)自己的理解將各種觀點(diǎn)加以概括。
７、堅(jiān)持預(yù)定的時(shí)間，不要拖延。
?。浮⒃诿總€(gè)項(xiàng)目討論結(jié)束后加以概括，以便決策或達(dá)成結(jié)論。
?。?、在會(huì)議結(jié)束時(shí)，對(duì)已取得的結(jié)果進(jìn)行概括。如確有必要進(jìn)一步討論，可以推遲到下一次會(huì)議。
?。保啊⒋_定下次會(huì)議的議題和時(shí)間。
三、會(huì)后工作
１、在與會(huì)和未與會(huì)的人中間傳閱會(huì)議記錄。會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確。會(huì)議中所形成的決策要突出承擔(dān)行動(dòng)的責(zé)任人姓名、時(shí)間及標(biāo)準(zhǔn)。表明下次會(huì)議的日期和時(shí)間。
?。病⒏鶕?jù)會(huì)議，對(duì)執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)督和檢查。
會(huì)前工作：
?。?、與會(huì)議主辦者洽談。
?。?、向會(huì)議主辦方提供會(huì)議接待策劃方案和報(bào)價(jià)。
?。?、邀請(qǐng)會(huì)議主辦者實(shí)地考察會(huì)議舉辦場(chǎng)所。
?。?、與會(huì)議主辦者確認(rèn)會(huì)議接待方案。
?。?、與會(huì)議主辦者簽訂會(huì)議接待標(biāo)準(zhǔn)合同。
?。丁⒋_認(rèn)會(huì)議主辦者預(yù)付會(huì)議訂金事宜。
７、在會(huì)議舉辦前制定會(huì)議工作人員服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)條例及會(huì)議接待手冊(cè)。
?。?、準(zhǔn)備會(huì)議資料。（含代邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會(huì)議配套的商務(wù)服務(wù)及公關(guān)禮儀、翻譯、通訊及文秘服務(wù)。）
會(huì)中工作：
?。?、機(jī)場(chǎng)、碼頭、車站：專人、專車分批分時(shí)段按要求接站。
?。保啊?huì)議酒店現(xiàn)場(chǎng)：會(huì)議秘書(shū)分發(fā)會(huì)議資料，來(lái)客接待。
１１、會(huì)議秘書(shū)協(xié)助會(huì)場(chǎng)布置及會(huì)場(chǎng)的會(huì)務(wù)服務(wù)。
?。保病?huì)議秘書(shū)在會(huì)議接待（報(bào)到）處協(xié)助會(huì)務(wù)組確認(rèn)和分發(fā)房間，確認(rèn)ＶＩＰ用房及整理記錄有關(guān)信息。協(xié)助分發(fā)會(huì)議禮品及房間派送水果等會(huì)務(wù)工作。
?。保场⒋_認(rèn)用餐時(shí)間、菜單、標(biāo)準(zhǔn)、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。
?。保础⑻崆按_認(rèn)會(huì)議代表（客戶）的娛樂(lè)項(xiàng)目、娛樂(lè)場(chǎng)所及消費(fèi)和付費(fèi)的方式。
１５、確認(rèn)旅游公司為該會(huì)議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購(gòu)、娛安排事宜（日程安排、房餐車導(dǎo)游等安排）。
１６、確認(rèn)并保障會(huì)議期間會(huì)場(chǎng)防盜、消防等安全工作、參會(huì)代表的人、財(cái)、物等安全工作。
?。保?、確認(rèn)特殊客人（含領(lǐng)導(dǎo)、少數(shù)民族代表、ＶＩＰ、殘障代表及家屬等）的安排及接待工作。
?。保浮f(xié)調(diào)會(huì)議期間的交通工具的安排。
?。保?、代辦會(huì)議代表返程及他程的交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù)。
會(huì)后工作：
?。玻?、會(huì)務(wù)服務(wù)的總結(jié)、評(píng)估、會(huì)議代表的意見(jiàn)反饋及處理工作。
?。玻?、會(huì)議資料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、代表發(fā)言稿、新聞報(bào)道資料的匯總結(jié)書(shū)工作及印刷代表通訊錄。